Lieferantendatenbank aufbauen: Felder, Vorlage und digitale Lieferantenakte
Welche Informationen in eine Lieferantendatenbank gehören, eine kostenlose Vorlage mit 32 Spalten zum Download — und ab wann aus der Liste eine digitale Lieferantenakte werden sollte.
Kurz gesagt: Eine brauchbare Lieferantendatenbank hat fünf Bereiche: Stammdaten, Einkaufsdaten, Klassifizierung, Nachweise mit Ablaufdatum und Prüf-/Bewertungsergebnisse mit Datum. Die kostenlose Vorlage enthält alle fünf. Wenn mehrere Personen pflegen oder Fristen überwacht werden müssen, wird aus der Liste eine digitale Lieferantenakte.
Die 32 Felder im Überblick
| Bereich | Felder | Warum |
|---|---|---|
| Stammdaten | Lieferanten-Nr., Firmenname, Rechtsform, Adresse, Land, USt-IdNr., Handelsregister-Nr., Website | Eindeutige Identifikation und steuerliche Korrektheit |
| Kontakt | Ansprechpartner, Funktion, E-Mail, Telefon | Wer ist bei Rückfragen, Reklamationen und Nachforderungen zuständig |
| Einkauf | Warengruppe, Zahlungsziel, Incoterms, Rahmenvertrag gültig bis | Konditionen an einem Ort statt im Vertrag versteckt |
| Klassifizierung | Status, ABC-Klasse, Risikoklasse | Bestimmt, wie viel Aufmerksamkeit ein Lieferant bekommt |
| Nachweise | Zertifikat 1 und 2 mit Gültigkeit | Abgelaufene Zertifikate sind das häufigste Audit-Finding |
| Prüfungen | USt-IdNr. geprüft am, Sanktionslistenprüfung am, Ergebnis | Eine Prüfung ohne Datum ist im Zweifel keine Prüfung |
| Bewertung | Letzte Bewertung (0–100), Bewertet am, Nächste Requalifizierung | Entwicklung sichtbar machen, Wiedervorlage steuern |
| Sonstiges | Bemerkungen | Zweitquellen, Besonderheiten, Absprachen |
Die Vorlage richtig nutzen
Die Datei ist eine CSV mit Semikolon als Trennzeichen und UTF-8-Kodierung — sie öffnet sich per Doppelklick in Excel mit korrekten Umlauten. Die erste Datenzeile ist ein ausgefülltes Beispiel; löschen Sie sie nach dem Lesen.
- Datumsfelder im Format JJJJ-MM-TT — dann lassen sie sich sortieren und filtern, etwa nach „Zertifikat läuft in den nächsten 90 Tagen ab".
- Status konsequent pflegen — ein gesperrter Lieferant, der noch als „aktiv" in der Liste steht, bekommt irgendwann wieder eine Bestellung.
- Mit den wichtigsten 20 anfangen — die Lieferanten, die 80 % des Volumens ausmachen, vollständig erfassen, der Rest folgt.
- USt-IdNr. direkt prüfen — mit unserem kostenlosen USt-IdNr.-Prüfer, Datum in die Spalte „geprüft am".
Vorlage herunterladen (CSV, 32 Spalten)
Von der Liste zur digitalen Lieferantenakte
Eine Tabelle speichert den aktuellen Stand. Eine digitale Lieferantenakte speichert zusätzlich, wie es dazu kam — und genau das fragt ein Auditor oder ein Großkunde ab.
| Tabelle / Vorlage | Digitale Lieferantenakte | |
|---|---|---|
| Stammdaten | ja | ja |
| Dokumente (Verträge, Zertifikate) am Datensatz | nur als Verweis | direkt angehängt |
| Warnung vor Ablauf von Zertifikaten | manuell filtern | automatisch 90/60/30 Tage |
| Änderungshistorie | nein | wer, wann, was |
| Mehrere Bearbeiter mit Rechten | Versionskonflikte | Rollen |
| Lieferant pflegt selbst | nein | über Lieferantenportal |
| Bestellungen am Lieferanten | separate Liste | integriert |
In NexSource ist jeder Lieferant eine solche Akte — inklusive USt-IdNr.-Prüfung über VIES, Zertifikaten mit Fristenwarnung, Bewertung und Bestellhistorie. Die Vorlage lässt sich direkt importieren: Datei hochladen, NexSource erkennt die Spalten und prüft jeden Lieferanten beim Import gegen die Sanktionslisten.
Daten dauerhaft aktuell halten
Jede Lieferantendatenbank veraltet — Ansprechpartner wechseln, Firmierungen ändern sich, Zertifikate laufen aus. Drei Maßnahmen halten den Verfall auf:
- Pflege an den Lieferanten geben. Über ein Lieferantenportal aktualisieren Lieferanten ihre Daten selbst; Sie geben frei.
- Fristen automatisch überwachen statt jährlich die ganze Liste durchzusehen.
- Einen Verantwortlichen benennen — Daten, die allen gehören, pflegt niemand.
Häufige Fragen
Welche Felder gehören in eine Lieferantendatenbank?
Mindestens: Stammdaten (Firma, Adresse, USt-IdNr., Ansprechpartner), Einkaufsdaten (Warengruppe, Zahlungsziel, Incoterms), Status und Klassifizierung (aktiv/gesperrt, ABC, Risikoklasse), Nachweise mit Gültigkeit (Zertifikate, Rahmenvertrag) sowie Prüf- und Bewertungsergebnisse mit Datum. Die kostenlose Vorlage auf dieser Seite enthält 32 bewährte Spalten.
Was ist eine digitale Lieferantenakte?
Die digitale Lieferantenakte bündelt alles zu einem Lieferanten an einem Ort: Stammdaten, Ansprechpartner, Verträge, Zertifikate mit Ablaufdatum, Prüfergebnisse (USt-IdNr., Sanktionslisten), Bewertungen, Auditberichte und die Bestellhistorie — mit einer Änderungshistorie, wer wann was geändert hat. Sie ersetzt die Kombination aus Excel-Liste, Netzlaufwerk und E-Mail-Postfach.
Reicht Excel als Lieferantendatenbank?
Für eine Person und bis etwa 25 Lieferanten ja — die Vorlage auf dieser Seite ist dafür gemacht. Sobald mehrere Personen pflegen, Zertifikatsfristen überwacht werden müssen oder Kunden Nachweise verlangen, fehlen Excel Änderungshistorie, Fristenwarnungen und Rechteverwaltung. Details im Vergleich Excel vs. Software.
Wie halte ich Lieferantendaten aktuell?
Indem die Pflege dorthin verlagert wird, wo die Information entsteht: zum Lieferanten. Ein Lieferantenportal, in dem Lieferanten ihre Daten selbst aktualisieren und Sie Änderungen freigeben, ist dauerhaft der einzige Weg, der ohne jährliche Abfrage-Aktion auskommt.
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