Lebensmittel & Getränke
IFS Food, BRC, Bio-Zertifikate und Spezifikationen mit Fristen — vollständig dokumentiert für das nächste Audit.
Lieferantenmanagement-Software
Lieferantenmanagement-Software für den Mittelstand
Alle Lieferanten, Verträge, Zertifikate, Bewertungen und Bestellungen an einem Ort — statt in fünf Excel-Dateien und drei Postfächern. In Minuten startklar, ab 29 € im Monat, unbegrenzte Nutzer.
Kurz gesagt: NexSource ist eine Lieferantenmanagement-Software für Unternehmen mit 20–250 Mitarbeitenden. Sie führt Lieferantenstammdaten, Zertifikate mit Fristenüberwachung, Verträge, Dokumente, Lieferantenbewertung, Bestellungen mit Freigabeworkflow und ein Lieferantenportal in einem System zusammen — ohne Einführungsprojekt.
Woran Lieferantenmanagement in Excel scheitert
Fast jedes mittelständische Unternehmen startet mit einer Excel-Liste. Das funktioniert — bis zu dem Punkt, an dem mehr als eine Person damit arbeitet. Danach entstehen sehr vorhersehbare Probleme:
- Niemand kennt den aktuellen Stand. Es existieren „Lieferanten_final_v3_QS.xlsx" und drei Varianten davon in unterschiedlichen Postfächern.
- Zertifikate laufen unbemerkt ab. Ein IFS- oder ISO-Zertifikat mit Gültigkeit bis März fällt erst im Audit auf — dann ist es zu spät für eine Nachforderung.
- Bestellungen laufen ohne dokumentierte Freigabe. Wer hat den Auftrag über 14.000 € genehmigt? Die Antwort steckt in einem E-Mail-Thread, den niemand mehr findet.
- Wissen ist personengebunden. Wenn die Einkäuferin das Unternehmen verlässt, geht ein Teil der Lieferantenbeziehung mit.
- Nachweise fehlen im Audit. Bei Kundenaudits und Zertifizierungen müssen Sie Lieferantenprüfungen belegen können — Excel liefert keine Historie, wer wann was geprüft hat.
Rechenbeispiel
Ein Einkaufsteam, das 6 Stunden im Monat mit dem Suchen, Abgleichen und Nachfordern von Lieferantenunterlagen verbringt, verbrennt bei 45 € Vollkosten pro Stunde rund 3.240 € pro Jahr — bevor ein einziges abgelaufenes Zertifikat oder eine Fehlbestellung eingerechnet ist.
Was eine Lieferantenmanagement-Software leisten muss
Nicht jede Software, die sich „SRM" nennt, deckt den Alltag im Mittelstand ab. Diese sechs Funktionsbereiche sind der praktische Mindestumfang:
| Funktionsbereich | Warum er zählt |
|---|---|
| Zentrale Lieferantenakte | Ein Datensatz pro Lieferant: Adressen, Ansprechpartner, USt-IdNr., Zahlungsziel, Status. Suchbar statt verstreut. |
| Zertifikats- & Fristenmanagement | Automatische Erinnerungen vor Ablauf (90/60/30 Tage) sind der häufigste Einzelnutzen — sie verhindern Audit-Findings. |
| Vertrags- & Dokumentenablage | Rahmenverträge, Qualitätssicherungsvereinbarungen, Preislisten je Lieferant statt im Netzlaufwerk. |
| Lieferantenbewertung | Objektive, wiederholbare Kriterien statt Bauchgefühl — Grundlage für Lieferantenentwicklung und Auslistung. |
| Bestellungen mit Freigabe | Interne Genehmigung vor dem Versand plus lückenlose Statushistorie bis zur Zahlung. |
| Lieferantenportal | Der Lieferant pflegt seine Daten selbst. Das ist der einzige Weg, Stammdaten dauerhaft aktuell zu halten. |
Die Module von NexSource
Lieferantenstammdaten
Eine zentrale Datenbank für Kontakte, Adressen, Umsatzsteuer-IDs, Zahlungsziele und Status — in Sekunden durchsuchbar und filterbar. Jeder im Team sieht denselben Stand, mit Rollen (Owner, Manager, Member) für die Rechtevergabe.
Zertifikate und Verträge mit Fristenüberwachung
Hinterlegen Sie ISO 9001, IFS Food, BRC, Bio-Zertifikate oder Qualitätssicherungsvereinbarungen mit Gültigkeitszeitraum. NexSource warnt automatisch 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf — rechtzeitig genug, um beim Lieferanten nachzufordern.
KI-Lieferantensuche mit Prüfung
Beschreiben Sie in einem Satz, was Sie suchen. NexSource durchsucht das Web, schlägt passende Lieferanten vor und prüft jeden automatisch: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das EU-VIES-System, Abgleich mit EU-, OFAC- und UN-Sanktionslisten sowie weitere Vertrauenssignale — zusammengefasst in einem Trust-Score von 0–100.
Lieferantenbewertung
Bewerten Sie Kommunikation, Zuverlässigkeit, Flexibilität, Zusammenarbeit und Problemlösung auf einer Skala von 1–10, mit Gesamtscore je Lieferant. Mehr dazu auf der Seite Lieferantenbewertung.
Bestellungen und Freigaben
Bestellungen erhalten automatisch fortlaufende Nummern je Organisation (z. B. ORD-2026-0042), durchlaufen die interne Freigabe und werden bis zur Zahlung nachverfolgt — mit vollständiger Statushistorie. Details unter Einkaufssoftware für den Mittelstand.
Lieferantenportal
Ihre Lieferanten aktualisieren Stammdaten und bestätigen Bestellungen über einen sicheren Link — ohne eigenen Account. Jede Änderung kommt als Freigabeanfrage zu Ihnen. Siehe Lieferantenportal.
Auswahlkriterien: worauf Sie achten sollten
- Preismodell: Wird pro Nutzer abgerechnet? Dann skaliert der Preis gegen Sie, sobald QS, Buchhaltung und Geschäftsführung mitarbeiten sollen. Nutzerunabhängige Modelle sind im Mittelstand fast immer günstiger.
- Time-to-Value: Können Sie ohne Beratungsprojekt selbst starten? Wenn die Antwort „Kickoff-Workshop" lautet, rechnen Sie mit Monaten.
- Datenhaltung: EU-Hosting und ein Auftragsverarbeitungsvertrag sind für DSGVO-Konformität nicht verhandelbar.
- Lieferantenseite: Kann der Lieferant selbst mitarbeiten, oder tippen Sie alles ab? Ohne Portal veralten Stammdaten binnen eines Jahres.
- Nachweisfähigkeit: Gibt es eine unveränderliche Historie, wer wann welche Prüfung oder Freigabe vorgenommen hat? Das brauchen Sie im Audit.
- Ausstieg: Können Sie Ihre Daten exportieren und monatlich kündigen? Jahresverträge mit automatischer Verlängerung sind im Zweifel teuer.
Einführung in 3 Schritten
- Workspace anlegen — Registrierung mit E-Mail, Team einladen. Nutzer sind in jedem Tarif unbegrenzt.
- Lieferanten erfassen — bestehende Lieferanten anlegen oder per KI-Suche finden lassen. Danach Zertifikate und Verträge mit Fristen hinterlegen.
- Prozess umstellen — Bestellungen über die Freigabe laufen lassen und den Portal-Link an die wichtigsten Lieferanten senden.
Praxistipp für den Start
Fangen Sie nicht mit allen Lieferanten an. Nehmen Sie die 20 Lieferanten, die 80 % Ihres Einkaufsvolumens ausmachen, und pflegen Sie deren Zertifikate vollständig ein. Damit ist der größte Audit-Risikoblock innerhalb eines Nachmittags erledigt.
Was kostet Lieferantenmanagement-Software?
Klassische SRM-Suiten für Konzerne bewegen sich im vier- bis fünfstelligen Bereich pro Jahr, oft zuzüglich Einführungskosten und Preis pro Nutzer. NexSource ist bewusst anders kalkuliert — nach Lieferantenanzahl, nicht nach Köpfen:
| Tarif | Preis | Lieferanten | Nutzer |
|---|---|---|---|
| Starter | 29 €/Monat | bis 25 | unbegrenzt |
| Pro | 89 €/Monat | bis 150 | unbegrenzt |
| Scale | 199 €/Monat | unbegrenzt | unbegrenzt |
Alle Preise zzgl. USt. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich, monatlich kündbar. Zur vollständigen Preisübersicht.
Für wen
Gebaut für Teams mit Nachweispflicht
Besonders dort, wo Kunden, Zertifizierer oder Behörden Lieferantennachweise sehen wollen.
Metall- & Kunststoffverarbeitung
Rahmenverträge, QS-Vereinbarungen und Erstmusterprüfberichte je Lieferant an einem Ort.
Automotive-Zulieferer
Tier-2- und Tier-3-Betriebe, die ihren OEM-Kunden Lieferkettennachweise liefern müssen.
Handel & Import
Sanktionslisten- und USt-IdNr.-Prüfung vor der ersten Bestellung — statt nachträglich im Zoll- oder Steuerthema.
Pharma & Kosmetik
GMP-relevante Lieferantenqualifizierung mit lückenloser Historie.
Bau & Handwerk
Nachunternehmer mit Freistellungsbescheinigungen und Versicherungsnachweisen im Blick behalten.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist eine Lieferantenmanagement-Software?
Eine Lieferantenmanagement-Software (auch SRM-Software, Supplier Relationship Management) bündelt alle Informationen und Prozesse rund um Ihre Lieferanten an einem Ort: Stammdaten, Ansprechpartner, Verträge, Zertifikate, Bewertungen, Dokumente und Bestellungen. Statt Excel-Listen, E-Mail-Postfächern und Ordnerstrukturen arbeiten Einkauf, Qualitätssicherung und Geschäftsführung auf demselben, aktuellen Datenstand.
Für welche Unternehmensgröße lohnt sich das?
Ab etwa 20 aktiven Lieferanten oder ab dem Moment, in dem mehr als eine Person Lieferantendaten pflegt. Genau dann entstehen die typischen Kosten von Excel: doppelte Datensätze, abgelaufene Zertifikate, Bestellungen ohne Freigabe und Wissen, das an einzelne Personen gebunden ist. NexSource ist ab 29 € im Monat für unbegrenzt viele Nutzer ausgelegt — also bewusst auch für kleine Einkaufsteams.
Wie lange dauert die Einführung?
Minuten statt Monate. Sie registrieren sich, legen Ihre Organisation an, laden Ihr Team ein und erfassen Lieferanten manuell oder über die KI-Lieferantensuche. Es gibt kein Implementierungsprojekt, keine Beraterstunden und keine Serverinstallation.
Was unterscheidet NexSource von großen SRM-Suiten?
Große Suiten sind für Konzern-Einkaufsabteilungen gebaut: fünfstellige Jahreslizenzen, Einführungsprojekte über Monate, Preise pro Nutzer. NexSource deckt die Prozesse ab, die der Mittelstand tatsächlich täglich braucht — Stammdaten, Zertifikate, Verträge, Bewertung, Bestellungen mit Freigabe, Lieferantenportal — zu einem planbaren Monatspreis mit unbegrenzten Nutzern.
Können unsere Lieferanten ihre Daten selbst pflegen?
Ja. Über das Lieferantenportal erhält jeder Lieferant einen sicheren Self-Service-Link, ohne eigenen Account. Änderungen an Stammdaten kommen als Freigabeanfrage bei Ihnen an — nichts wird ohne Ihre Prüfung übernommen.
Werden unsere Daten in der EU gespeichert?
Ja. NexSource läuft inklusive Dateispeicher auf EU-Infrastruktur und ist DSGVO-konform. Alle Verbindungen sind verschlüsselt.
Bringen Sie Ordnung in Ihren Einkauf.
Lieferanten finden, prüfen, verwalten und bestellen — in einer Plattform. 14 Tage kostenlos, in Minuten startklar.