Lieferantenaudit: Ablauf, Fragenkatalog und Checkliste

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Wann ein Audit sinnvoll ist

• Vor der Aufnahme eines kritischen oder Single-Source-Lieferanten.
• Turnusmäßig bei kritischen Lieferanten, je nach Branche alle ein bis drei Jahre.
• Anlassbezogen nach gehäuften Reklamationen, einem Qualitätsvorfall oder einem Eigentümerwechsel beim Lieferanten.
• Auf Kundenanforderung, wenn Ihr eigener Großkunde Nachweise über die Prüfung Ihrer Vorlieferanten verlangt.

Vorbereitung: zwei Wochen vorher

1. Ziel festlegen. Systemaudit (QM-System), Prozessaudit (ein konkreter Fertigungsprozess) oder Produktaudit (ein Teil)? Das entscheidet über den Fragenkatalog.
2. Unterlagen anfordern: QM-Handbuch oder Prozessbeschreibungen, aktuelle Zertifikate, Organigramm, Reklamationsstatistik der letzten 12 Monate, Prüfpläne.
3. Eigene Historie sichten: Liefertreue, Reklamationen, offene Punkte aus dem letzten Audit, aktuelle Bewertung.
4. Agenda versenden — mit Themen, Zeitfenstern und den Personen, die Sie sprechen möchten. Ein Audit ohne vorab benannte Gesprächspartner verliert am Tag selbst Stunden.
5. Auditteam festlegen: QS führt, Einkauf begleitet, bei technischen Themen die Fachabteilung.

Ablauf des Audittags

Fragenkatalog nach Themenblöcken

Qualitätsmanagement

• Welche Zertifizierungen liegen vor, mit welcher Gültigkeit, und wann war das letzte Überwachungsaudit?
• Wer ist Qualitätsverantwortlicher, und an wen berichtet diese Person?
• Wie werden Kundenanforderungen und Spezifikationen in interne Prüfvorgaben überführt?
• Wie werden Dokumente und Aufzeichnungen gelenkt — wie erkennt ein Mitarbeitender die gültige Fassung?

Prozess und Fertigung

• Gibt es dokumentierte Prozessbeschreibungen, und liegen sie am Arbeitsplatz vor?
• Wie werden Prüfmittel überwacht und kalibriert? Bitte zeigen Sie zwei aktuelle Nachweise.
• Wie werden Prozessparameter überwacht, und was passiert bei Abweichung?
• Wie wird sichergestellt, dass fehlerhafte Ware nicht weiterverarbeitet oder versendet wird?

Rückverfolgbarkeit

• Bis auf welche Ebene ist ein Los rückverfolgbar — Charge, Schicht, Maschine?
• Wie lange dauert eine Rückverfolgung in der Praxis? Bitte einmal an einem realen Beispiel vorführen.
• Wie würde ein Rückruf ablaufen, und wann wurde er zuletzt geprobt?

Kapazität und Versorgungssicherheit

• Wie hoch ist die aktuelle Auslastung, und welche Reserve besteht für Mehrbedarf?
• Welche Ihrer eigenen Vorlieferanten sind Single Source?
• Welche Notfallpläne bestehen bei Maschinenausfall, Rohstoffengpass oder Personalausfall?
• Wie hoch ist der Umsatzanteil, den wir als Kunde bei Ihnen ausmachen?

Compliance und Lieferkette

• Wie qualifizieren und überwachen Sie Ihre eigenen Vorlieferanten?
• Führen Sie Sanktionslistenprüfungen durch, und wie werden sie dokumentiert?
• Existiert ein Verhaltenskodex, und wie wird er an Vorlieferanten weitergegeben?
• Gibt es ein Hinweisgebersystem, und wer bearbeitet eingehende Meldungen?

Reklamationen und Verbesserung

• Wie viele Reklamationen gab es in den letzten zwölf Monaten, und wie ist der Trend?
• Bitte zeigen Sie eine abgeschlossene Reklamation vollständig: Ursachenanalyse, Sofortmaßnahme, Abstellmaßnahme, Wirksamkeitsprüfung.
• Wie wird die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen belegt?

Feststellungen klassifizieren

Nachbereitung und Maßnahmenverfolgung

1. Auditbericht binnen fünf Arbeitstagen versenden — je später, desto geringer die Wirkung.
2. Maßnahmenplan vom Lieferanten einfordern, mit Verantwortlichem und Termin je Feststellung.
3. Wirksamkeit prüfen, nicht nur die Umsetzung. „Schulung durchgeführt" ist keine Wirksamkeit — sinkende Fehlerquote schon.
4. Ergebnis in die Lieferantenakte übernehmen und mit der Bewertung verknüpfen.
5. Wiedervorlage setzen für offene Punkte und das nächste turnusmäßige Audit.

Genau an Punkt 4 und 5 scheitert es in der Praxis am häufigsten: Der Bericht liegt in einem Ordner, die Wiedervorlage steht in keinem Kalender. In NexSource hängen Auditunterlagen, Zertifikate mit Fristen und die Bewertung am selben Lieferantendatensatz — mit automatischer Erinnerung, bevor etwas ausläuft.